Alejandro Arzate
Alejandro Arzate
CEO

El proceso de nómina es indispensable realizarlo de forma correcta para cualquier empresa, y puede volverse una tarea complicada por la gran cantidad de información que requiere; es fundamental en cualquiera de tus operaciones, así que debes evitar incurrir en errores que interfieran con tu productividad.

No importa el tamaño de tu empresa ni la cantidad de colaboradores con los que trabajas, es indispensable que los registros de cada uno estén en orden y actualizados, con los datos que requieras en cualquier momento.

Ya existen muchas herramientas para ayudarte en el proceso de nómina, así como personas que se dedican a realizar esta labor por ti, de forma eficiente y segura, pero, incluso así, es importante tener en cuenta ciertos tips para que logres mantener una adecuada organización.

Aquí te diremos algunos tips para que puedas procesar correctamente tu nómina o, al menos, que conozcas el proceso por si quieres contratar a alguien para que realice las nóminas por ti.

1.     Planifica un calendario de pagos

Ya tienes decidida la forma de pago: quincenal, mensual o semanal. Para esto debes crear una rutina sencilla con base a los pagos como, por ejemplo, las fechas exactas de pago.

Esto te permite fomentar y mantener la confianza de tu equipo de trabajo.

2.     Realiza un presupuesto de pagos

Este punto sirve para mantener un buen manejo de finanzas. Debes considerar los gastos derivados de pagos de impuestos, servicios, sueldos y salarios para la planificación de pagos.

Así logras un orden en la nómina y a nivel contable.

3.     Actualiza la información y movimientos para el IMSS

Toda la información de tus colaboradores debe estar actualizada, desde bajas, altas, modificaciones de salarios, etc., puesto que el IMSS requiere los reportes fidedignos de tu fuerza laboral a través del SUA (Sistema Único de Autodeterminación).

Esto es de suma importancia si tienes alta rotación de personal o un alto índice de movilidad interna.

Un consejo sobre este punto es no llenar los archivos de forma manual, ya sea con Excel o en formatos .txt, puesto que pueden ocurrir errores que entorpezcan el trabajo general. Lo mejor es digitalizar el proceso de nómina para automatizar las tareas, lo cual nos lleva al siguiente punto.

4.     Utiliza programas de automatización de pagos de impuestos

Hoy en día existen muchos programas SaaS y software que facilitan la administración de nómina, así como personas dedicadas a generar la nómina y timbrar. Están pensados para hacer todo por ti, donde lo único que tendrás que hacer es llevar las incidencias de tus nóminas ordinarias o liquidaciones.

Con este método ahorrarás mucho tiempo para dedicarlo en tareas que necesites o mucho más importantes, obtienes datos correctos, contratos digitales legales para tus colaboradores y más de forma muy simple.

Maximiza tu tiempo y evita retrasos con las obligaciones fiscales con el gobierno.

5.     Registra todas las incidencias

Aquí debes calcular todos los conceptos que impactarán en el cálculo de la nómina del periodo en cuestión: es llevar un registro de incidencias que calculen: bonos, faltas, horas extra, comisiones, etc.

Es un punto complicado ya que RRHH o la persona/empresa que contrates, debe tener la capacidad de capturar la información que proviene de distintos canales para poder unirla en un solo y simple reporte.

Por esto es importante que cada colaborador tenga claro su puesto, así es más sencillo rastrear y corregir errores.

6.     Cuida el timbrado de CFDIs de nómina

Este es uno de los punto más importantes, ya que de él depende que tu empresa cumpla con sus obligaciones frente al SAT, además de que es un paso complicado, sobre todo si se realiza manualmente, gracias a la cantidad de información que necesita.

Este timbrado debe contener cada dato del colaborador, incluyendo el CIF, las retenciones del IMSS, INFONAVIT, INFONACOT, etc.

7.     Los recibos de nómina

Debes proveer a tus colaboradores con los recibos de pago de sueldo o salario, por lo que, nuevamente, se requiere la información específica de cada uno.

Requiere bastante tiempo este paso, por lo que puedes crear una lista de correos electrónicos para reutilizar o confiar en sistemas SaaS, software que te ayude en estos procesos para agilizar tiempos y evitar errores.

Como se puede notar, los procesos de nómina pueden ser complejos, pero si los mantienes al día puedes tener colaboradores felices y motivados para realizar su trabajo de cada día.

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