Hernán Echeverría
Hernán Echeverría
CFO

Los que se encargan de realizar la nómina deben de contar con un alto nivel de enfoque y concentración para no cometer errores al momento de calcular el salario bruto o neto, más otros tantos detalles que se deben cuidar en este cálculo.

Aun así, existen los errores humanos, y entre las fallas más comunes que podemos mencionar se encuentran las siguientes:

No actualizarse con nuevas normas fiscales

Las leyes fiscales se encuentran en constante cambio, es una necesidad y responsabilidad de quien se encarga de la nómina mantenerse actualizado sobre ellas, para evitar multas o sanciones por parte de la autoridad.

No actualizar las tablas de ISR y subsidio mensual, anual y otros indicadores

Los siguientes indicadores es importante que se actualicen en el sistema de nómina que utilices:

  • Tabla de ISR mensual.

  • Tabla de subsidio.

  • Tabla de ISR anual.

  • Salario mínimo.

  • UMA.

  • Factor de descuento Infonavit.

Incumplimiento de los pagos

Existen distintos periodos de pagos en la nómina, como quincenal, semanal, catorcenal, decenal o mensual. Al no cumplir con el pago en las fechas establecidas puede causar problemas con la autoridad y hasta futuras auditorías, sin mencionar la inconformidad de los colaboradores.

Falta de fecha límite para los pagos

Cuando un pago llega tarde el colaborador va a sentirse con malestar y disgusto, dañando su confianza y opinión sobre la empresa.

Es por esto por lo que los plazos son de suma importancia en la administración del pago.

No planear y configurar de forma correcta las prestaciones adicionales

Las empresas pueden otorgar a los colaboradores prestaciones adicionales al salario, como, por ejemplo, las obligatorias por LFT: la gratificación anual y prima vacacional; también puede haber conceptos como los de previsión social.

Clasificar de forma errónea a los colaboradores

No todos los colaboradores gozan de los mismos beneficios, pagos, protecciones y horas extra. Uno de los errores más comunes es negar beneficios y salarios importantes, así como provocar que la empresa pierda dinero pagando un salario que no le corresponde.

Pago incorrecto

Aquí se deben considerar horas extra, comisiones, deducciones y más. No hacer el seguimiento adecuado puede contribuir a un pago mal calculado. Es importante rastrear las horas de los colaboradores o el tiempo libre pagado.

Además, suelen incidir ciertas circunstancias que repercuten en el salario de los colaboradores, como: vacaciones, días extra, colaboradores de baja o reducción de jornada… Mirar estas variables hace mucho más sencillo conocer la situación de cada colaborador.

Utilizar nóminas anteriores como base para realizar las nuevas

Aunque en la empresa haya un solo formato, y los colaboradores se encuentren en condiciones similares de empleo, no siempre serán iguales las nóminas, ya que dependen de ciertos factores personales como externos, días no laborados, bonos, algún descuento mensual, horas extra o hasta la antigüedad del colaborador.

Por este motivo, no es buena idea utilizar como referencia nóminas anteriores; los errores humanos siempre pueden pasar, y el origen de estos errores se originan en el centro de los datos.

No tener registros completos

Estos registros llevan una gran cantidad de datos, datos que mantienen segura a tu empresa en caso de auditorías, además de ayudar en la administración de nómina de manera más fluida.

Al no contar con registros completos y actualizados, el departamento de Recursos Humanos corre el riesgo de calcular mal el salario, clasificar de forma incorrecta a los colaboradores y más.

Entre los registros no validados podemos mencionar:

  • RFC no validado: es necesario verificarlo ante las páginas oficiales del SAT.

  • Problemas con la CURP: hay que verificarlo, que conste de 18 caracteres.

  • Errores en el régimen fiscal: hay que tener en claro si el colaborador está asignado como persona física o moral, y si las claves numéricas coinciden con los folios asignados.

  • Percepciones gravables: hay que conocer si las percepciones del colaborador son gravables o quedan exentas.

 

No utilizar un sistema de gestión integrado

Hoy en día existen sistemas o software de nómina que te permiten gestionar la preparación y el pago de la nómina en tu empresa.

Invertir en este tipo de herramientas es muy importante, porque evitas fallos y descuidos, a la vez que compruebas que toda la información es correcta y se encuentra muy bien organizada.

Notarás que actualiza las variables e información importante de los empleados, como los salarios, días trabajados, horas, retenciones y números de cuenta, además de que permite tener la información en tiempo real, siempre con seguridad en la información delicada.

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