Aunque sea difícil de creer, aún hay empresas que siguen utilizando el método tradicional de documentos y hojas de cálculo para gestionar su sistema de nóminas, a pesar de que puede convertirse en un auténtico dolor de cabeza, debido a la serie de consecuencias que puede acarrear si aparece un simple error.

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Es momento de actualizarse, de avanzar junto con la tecnología que no para de cambiar, de crecer a pasos agigantados, permitiendo que este tipo de procesos engorrosos se realicen de forma mucho más sencilla, de forma automática, gracias a los sistemas de nómina en la nube y serverless.

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¿Qué es un sistema de nómina?

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Bien sabemos que la elaboración de nóminas es un proceso de suma importancia para que tu empresa crezca y funcione correctamente, ya que te permite llevar un registro financiero y seguimiento de cada uno de tus colaboradores.

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El sistema de nómina permite dejar atrás los métodos tradicionales de realizarlos manualmente, para evitar demandar mucho tiempo de Recursos Humanos por este proceso.

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Este es un sistema digitalizado que te permite gestionar las tareas relacionadas con los cálculos de sueldos, deducciones establecidas por ley (es decir, los impuestos) y demás trámites pertinentes al departamento de Recursos Humanos.

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Entre sus funciones vemos la de automatizar y almacenar información valiosa, tal como: información bancaria, documentos importantes, el historial de nóminas anteriormente realizadas, altas y bajas de personal, finiquitos, ajuste en número de horas y llevar un control de incidencias como faltas, vacaciones y permisos laborales.

Incluso podrás:

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• Monitorear y conocer el salario de cada trabajador y las condiciones del acuerdo con el mismo (incentivos y bonos).

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• Generar y consultar de forma automática la nómina actual.

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• Retención de impuestos y otros descuentos por concepto de ley.

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• Hacer seguimiento de las horas por parte de cada miembro de la organización autorizada.

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• Protege, resguarda y almacena documentos y nóminas en la nube o de forma local.

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• Puede enviar información de interés a cada colaborador.

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En pocas palabras: este sistema automatizado y digital administra la información de la plantilla de colaboradores en tu empresa.

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Al ser un sistema digital, una de sus mayores virtudes es la cantidad de tiempo que te otorga; los cálculos salen mucho más rápido, sin errores humanos, y la carga laboral del equipo de trabajo disminuye.

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Este tipo de sistemas al ser serverless (sin servidor) son soluciones que te permiten crear y ejecutar aplicaciones con rapidez y menor costo total de propiedad, ya que no es necesario aprovisionar y administrar infraestructura. Se refiere a la ausencia de un servidor físico que se convierte en uno virtual.

¿En qué consiste el serverless?

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Consiste en alojar un software específico en un entorno de nube. Este servicio es el encargado de la actualización y de ofrecer los recursos necesarios para amoldar la aplicación al tráfico que pudiera recibir.

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Con esta arquitectura podrás procesar miles de peticiones sin pensar en la capacidad de recursos necesarios para que la aplicación funcione correctamente; la escalabilidad está garantizada.

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Ventajas de usar serverless:

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• Escalabilidad: ganas esa flexibilidad para escalar, de acuerdo con la demanda. Con esta arquitectura la aplicación escala de forma automática y manteniendo un equilibrio en cuanto a recursos, lo cual indica que se adapta rápidamente a las necesidades de los clientes.

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• No hay necesidad de administrar infraestructura: es decir, no es necesario aprovisionar y administrar servidores, tampoco se debe mantener los sistemas operativos o la instalación y actualización de software.

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• Ahorro de dinero: al optimizar los recursos de esta forma, se ahorra bastante en costos, tanto de infraestructura y procesos, así como el tiempo que tarde en ejecutarse una función de código.

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• Alta disponibilidad y tolerancia a fallas: este servicio ofrece alta disponibilidad y tolerancia a fallas de forma predeterminada, sin necesidad de hacer algún proceso para replicar datos en diferentes zonas de disponibilidad. Las tareas relacionadas con la administración de infraestructura son responsabilidad del proveedor de nube.

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Elige este método, elige actualizarte

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Al tener una buena gestión de nómina te permite:

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• Pagar con exactitud y a tiempo los sueldos de los colaboradores.

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• Tener control sobre todos los cobros y pagos que se realizan.

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• Llevar una planificación que permita mes con mes verificar los datos y la situación actual de los trabajadores.

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• Estar al día con los impuestos, de acuerdo con las últimas actualizaciones en normas tributarias.

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• Reduce errores en el ingreso y procesamiento de datos, manteniendo la imparcialidad y la transparencia en todos los departamentos.

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• Ahorra tiempo y dinero, ya que los colaboradores de RRHH pueden hacer un uso eficiente de esas horas en otros dominios de trabajo; además, es rentable, ya que reduce los costos salariales de quienes realizaban el proceso manualmente, aumentando las ganancias.